【重要】できるビジネスマンのメールの書き方14選【基本】(1/2)

生産性

こんにちは!コバです!

今回は必ず意識したいできるビジネスマンのメールの書き方14選の前半部分について説明していきます。

読者の方で

 

◆ ビジネスメールを書いたことなく不安
◆ 何を意識して書けば良いかわからない
◆ 何を言いたいかわからないと言われる

 

という方は多いのではないでしょうか。

今回はその様な方向けに相手に伝わりやすく、効率よく、思いやりのあるメールの書き方についてお話していきます。

 

できる書き方14選

今回は前半7つを説明していきます。

1.誰が見ても同じ認識を持てるように書く

→ ときどき曖昧な表現を使って、次のアクションが誰発信なのかわからなくするメールを書く人がいます。

依頼をするのであれば「○○をお願い致します」、

ただの報告であれば「報告です」、

ご自身にボールがあるのであれば「回答まで少々お待ち下さい」など

次のアクションが誰発信なのかをわかるようにしましょう。

 

2.難単語や読みづらくする漢字を使わない

→ ときどき社内用語やその業界のマニアックな単語を社外向けのメールに書く人がいます。

同じ知識レベルであれば問題ありませんが、極力誰でもわかる表現を使うようにしましょう。(メールに複数人入っているときはなおさら)

また「ありがとう」を「有難う」などわざわざ当て字の漢字を使う人がいます。

ただ、読みやすさをUPさせるには「ひらがなと漢字のバランスが重要」ということを意識しましょう。

 

3.依頼の際は期日を明確にする

→ ときどき依頼事項にも関わらず、期日が記載されていない場合があります。

依頼者から見れば、あまり優先事項が高くないのかもしれません。

ただ、受け手としては業務の優先順位を決めたいため、必ず期日を記載するようにしましょう。

 

4.設定した期日の意図を書く

→ 優先順が高くなく、暫定で期日を設定した場合は()を使って、多少遅れても問題ない場合を伝えましょう。

また、客先からの依頼事項など期日に遅れたくない場合は()でいつまでに客先への連絡が必要なのか背景も伝えるようにしましょう。

もしくは期日までの回答が難しい場合はいつ回答できるのか期日を提示してもらいましょう。

 

5.必ず毎回宛先を確認する

→ 常識ではありますが、大人数の人がメールに入っている場合、誰がメールに入っているか意識しないことが多々あります。

誤送信を避けるためにも送信前に必ず宛先を確認するようにしましょう。

 

6.CCとBCCを絶妙に使い分ける

→ 例えば社内で依頼をしたい時に宛先欄は依頼先の方で良いですが、信頼がなければ必ず依頼先の上司をCCに入れるようにしましょう。

また、あまり他人に送っていると思われたくない場合にはBCCを活用して情報共有するようににしましょう。

 

7.強調したい箇所は赤字で書く

→ 全文を黒字で書くより、強く伝えたいことや期日の箇所に色をつけることで、メール受信者の意識をコントロールしましょう。

次回はもう7つを説明していきます。

ぜひお楽しみに!

それでは!

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