【重要】できるビジネスマンのメールの書き方14選【基本】(2/2)

生産性

おはようございます!コバです!

今回も前回に続き必ず意識したいできるビジネスマンのメールの書き方14選の後半部分について説明していきます。

ぜひ前回と今回で、できるメールの書き方をマスターして信頼されるビジネスマンになってもらえたら嬉しいです。

まだ前半(1/2)を見ていない方はチェックしてみてください。

【重要】できるビジネスマンのメールの書き方14選【基本】(1/2)
今回はデキル社会人が必ず意識しているメール術について紹介します。

 

できる書き方14選

今回は残りの7選についてお話していきます。
8.ひと目で内容がわかるように書く

→ ときどき何を伝えたいのかがわかりづらく、依頼メールに対して質問で意図を確認するメールの返信を見ます。

このようなやり取りは非常に無駄なため、できる限りひと目で内容がわかるような文章を書くよう心がけましょう。

 

9.依頼メールには必ず理由・背景を書く

→ ときどき意図・背景を記載せず、質問のみを書いたメールを見ます。

ただ、回答する側としては依頼の意図によってメールの回答内容が変わることは多々あります。

例えば、値上げを依頼した際に「値上げの理由を教えてください」と客先より連絡が入るとします。

ただ、その意図が「単純に知りたい」だけなのか「理由によっては認めない」ということなのか「上司への相談用」なのかで回答は変わってきますよね。

相手に余計なことを考えさせず、無駄なメールの往復を減らすという意味でもしっかりと依頼の意図・背景をを記載するようにしましょう。

 

10.適度に箇条書きを使い、見やすく書く

→ ときどきひたすら文だけで内容を伝えようとするメールを見ます。

ただ、文だけだと理解するまでに労力を使い、非常に疲れます。

そのため、適度に箇条書きを使用することで見やすくするように心がけましょう。

 

11.お礼の返信をする

→ 依頼メールに対して回答をしてくれたときは必ずお礼をすることにしましょう。

複数人がメールに入っている場合であれば、なおさらしっかりとお礼をして、感謝を伝えることができる人アピールをしましょう。

 

12.タイトルを明確に書く

→ ときどきタイトルが軽視されたメールを見ます。

人によってはまずメールのタイトルを見てからメールを開くか否か判断する人がいます。

そのような人は軽視されたタイトルだと開かずに廃棄されてしまう可能性があるので、気をつけましょう。

 

13.同じ用語は同じ表現を使う

→例えば保管費用と保管料、価格と料金など。

厳密には違う意味があるかと思いますが、そのメール内にて同様の意味合いで使われるのであれば、受け手を混乱させないためにも表現は統一しましょう。

 

14.まずはメールの目的から書く

→ときどき最初から説明が書いてあり、最後に依頼事項や質問事項が書いてあることがあります。

ただ、これだと最後まで読まないとメールの意図がわからず、伝わりづらいです。

そのため、まずは「○○をお願い致します。理由としては~です」といった形で伝えたいことを一番最初に書くようにしましょう!

 

まとめ

意外とメールで意識することは多いですが、一度マスターすれば、習慣として身につきます。

常日頃から漠然とメールを打つだけではなく、いかに伝わりやすく、効率よく、相手に思いやりのあるメールを届けられるか意識しましょう。

「文章力=その人のビジネスマンとしての能力」とも言われるため、どんどんレベルUPしていきましょう!

それでは!

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