【Outlook2016】知らないと損する時短テクニック【TOP4】(1/2)

生産性

こんにちは、コバです!

今回はOutlook2016シリーズということで「知らないと損する時短テクニック」を紹介します。

このブログを読まれている意識が高い皆さんはoutlookを使いこなせている自信はありますでしょうか。

何も学ばずに感覚だけで使用している方は人生損していると言っても過言ではありません。

私自身も入社当初は全く使いこなせず、多くの時間を無駄にし、疲労困憊状態でした。

そのことに危機感を感じ、書籍や周囲の人からテクニックを学び、今では毎月の残業時間は5時間程度、周りの方からはoutlookに関する相談を多く受けるような状態となっております。

ということで今回はたくさんのテクニックから時短に効果的なものを厳選して4つ紹介していきます。

ぜひ習得頂き、生産性を向上させていきましょう!

習得することで周囲からの信頼獲得、私生活の満足度向上に大きく寄与し、人生の充実度UPにつながること間違いなしです。

それでは始めさせて頂きます。

 

知らないと損する時短テクニック①は「過去のメールを効率よく見つける方法」です!

読者の方で過去のメールを検索する時にメール画面左上の赤枠部分へ漠然とキーワードを入れている方はいないでしょうか。

こちらでも検索自体は可能ですが、漠然としているため見つけるまでに非常に時間がかかります。

そこで今回紹介する効率よくメールを見つける([Ctrl] + [E])方法としては、まず普段通り下記赤枠部分を選択します。

次に下記赤枠部分の「詳細」をクリックします。

そうすると「BCC」から始まり「秘密度」まで表示されます。

そこで「差出人」、「宛先」、「件名」、「本文」「添付ファイル」を選択します。

すると下記のような画面が表示されます。

メールの詳細情報を入れながら検索することで、検索技術が格段に上がり、時短につながります。

 

知らないと損する時短テクニック②

知らないと損する時短テクニック②は「フラグを使ったタスク管理術」です!

読者の方で「後でメールを返信しようと思ったまま、忘れてしまった。」という苦い経験がある方は多いのではないでしょうか。

そのような方向けに「フラグを使ったタスク管理術」を紹介します。

まず上の「表示」タブをクリックします。

次に「To Do バー」をクリックし、タスク(T)ボタンを押します。

これで右側のフラグ欄ができたかと思います。

これで準備は完了です!

あとは受信したメールで後ほど返信するものにはフラグを立てます。

フラグは下記のようにメールの上へカーソルを持ってくるとフラグが出てくるので、クリックしましょう。

そうすると先程の右側にフラグ一覧が表示されます。

あとは後ほど返信したらフラグを外したり、相手がボールを持っている場合は継続して残したりなどご自身のルールで運用してきましょう。

タスク漏れを撲滅することで周囲からの信頼が高まること間違いなしです。

 

まとめ

皆さんは既にご存知の機能だったでしょうか。

Microsoftのエンジニアが作った素晴らしい機能ですので、ぜひ活用してご自身の業務品質を上げていきましょう。

コバブロではその他にも入社3年目以内の方を対象に有益な情報を発信しております。

ぜひ併せてご覧ください。

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