【Outlook】知らないと損する時短テクニック4選(1/2)

生産性

おはようございます!コバです!

前回に続きOutlookシリーズということで今回は知らないと損する時短テクニックを紹介します。

ぜひマスターして明日からの仕事にも活かしてもらえたらと思います。

それでは始めます!

時短テクニック①

早速ですが、読者の方で過去のメールを検索する時にメール画面左上の赤枠部分へ漠然とキーワードを入れている方はいないでしょうか。

こちらでも検索自体は可能ですが、漠然としているため見つけるまでに非常にかかります。

そこで今回は効率よくメールを検索([Ctrl] + [E])する方法を紹介します。

まず普段通り、下記赤枠部分を選択します。

次に下記赤枠部分の「詳細」をクリックします。

そうすると「BCC」から始まり「秘密度」まで表示されます。

そこで「差出人」、「宛先」、「件名」、「本文」「添付ファイル」を選択します。

すると下記のような画面が表示されます。

メールの詳細情報を入れながら検索することで、検索技術が格段に上がり、時短につながります。

 

時短テクニック②

読者の中に「後でメールを返信しようと思ったまま、忘れてしまった。」という苦い経験がある方は多いのではないでしょうか。

その様な方向けに時短テクニック②ではフラグを使ったタスク管理術を紹介します。

まず上の「表示」タブをクリックします。

次に「To Do バー」をクリックし、タスク(T)ボタンを押します。

これで右側のフラグ欄ができたかと思います。

これで準備は完了です!

あとは受信したメールで後ほど返信するものにはフラグを立てます。

フラグは下記のようにメールの上へカーソルを持ってくるとフラグが出てくるので、クリックしましょう。

そうすると先程の右側フラグ欄に表示されたことでしょう。

あとは後で返信したらフラグを外したり、相手方がボールを持っている場合は継続して残したりなど自ら決めたルールを作ることでタスク漏れを撲滅していきましょう!

まとめ

皆さんはしっかりとOutlookの機能を活かしきれておりますでしょうか。

決して難しい機能ではないのでMicrosoftが作った素晴らしい機能で、自らの業務の質を上げていきましょう。

次回も引き続きテクニックを紹介します。お楽しみに!

それでは!

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