【Outlook2016】知らないと損する時短テクニック【TOP4】(2/2)

生産性

こんにちは、コバです!

今回もOutlook2016シリーズということで「知らないと損する時短テクニック」を紹介します。

このブログを読まれている意識が高い皆さんはoutlookを使いこなせている自信はありますでしょうか。

何も学ばずに感覚だけで使用している方は人生損していると言っても過言ではありません。

私自身も入社当初は全く使いこなせず、多くの時間を無駄にし、疲労困憊状態でした。

そのことに危機感を感じ、書籍や周囲の人からテクニックを学び、今では毎月の残業時間は5時間程度、周りの方からはoutlookに関する相談を多く受けるような状態となっております。

ということで前回のテクニック2つに加え、新たに2つ紹介していきます。

ぜひ習得頂き、生産性を向上させていきましょう!

習得することで周囲からの信頼獲得、私生活の満足度向上に大きく寄与し、人生の充実度UPにつながること間違いなしです。

それでは始めさせて頂きます。

 

 

知らないと損する時短テクニック③

知らないと損する時短テクニック②は「定型文の繰り返し入力簡略化」です!

読者の方で毎回定型文を一から打っている様な方は多いのではないでしょうか。

以前下記記事でご紹介した単語登録は基本的に一文ですが、何文にも続く文章の塊を打つ際はクイックパーツを利用しましょう。

 

 

クイックパーツとはボタン一つで定型文の塊を打ってくれる便利な機能です。

使い方としてはまずメール画面で登録したい文章を打ちます。

次に登録したい文章を選択しながら、クイックパーツをクリックし、「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存(S)」を選択します。

そうすると下記のような表示が現れるので一旦「OK]とします。
(後ほど必要に応じて変更してください。)

これで設定完了です!

再度「クイックパーツ」を選択すると、先程保存した定型文が表示されるので、そこをクリックするとメール画面に定型文が記入されます。

あとは何度も繰り返し使用する定型文の塊を登録しておきましょう。

繰り返し同じ文章を打つ必要がなくなり、大きく時短につながります!

 

知らないと損する時短テクニック④

知らないと損する時短テクニック②は「BCC(Blind Carbon Copy)の活用」です!

あまり知られておりませんが、BCCをうまく活用することで自然と下記2点ができるようになります。

◆ 自ら受信することでしっかり送信できたこと確認できる
◆ 送信したメールを受信したトレイから探せる

それぞれトラブルや時短につながりため地味ではありますが、有益なテクニックです。

それでは使い方について紹介します。

まずはじめに下記画面赤枠内の「BCC」を押し、メール画面に「BCC」の欄が表示されることを確認します。

次にそこに自分のメールアドレスを入れ、送信をします。

あまり知られておりませんが、BCCの欄にご自身のメールアドレスを入力するだけなので、ぜひ活用してみてください!

まとめ

それぞれ最初は手間かもしれませんが、ほとんど時間をかけずにできる作業なので習慣化していきましょう。

コバブロではその他にも入社3年目以内の方を対象に有益な情報を発信しております。

ぜひ併せてご覧ください。

それでは!

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